Combinar correspondencia
Mediante la opción Combinar correspondencia Word
2010 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas
personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables
(los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar
automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde
están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar
correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de
sobres, etc.
Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos
utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de
datos.
*Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y
los campos variables que toman su valor del origen de datos.
*Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos
a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por
ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de
direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos
como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a
una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una
tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un
cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente,
es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a
continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de
Word.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un
documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú
Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a
paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia.
Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que
es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la
mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres,
etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece
el segundo paso del asistente.
En el paso 2
definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte
fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos
clic en Siguiente para continuar con el asistente.
En el paso 3 seleccionamos el origen de datos,
como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access,
una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar
contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
-
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente
aparece la opción Examinar, hacer clic en ella
para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
-
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de
Outlook, en lugar de Examinar aparece la
opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic
en ella y elegir la carpeta.
-
Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva
en lugar de Examinar... aparece la opción Crear, hacer clic en ella para introducir los valores
en la lista.
Ahora explicaremos con
más detalle la opción Examinar. Al hacer clic en
ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:
El
proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo,
así que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos
en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los
registros con los datos que necesitamos.
Se
admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar
seleccionada la opción Todos los orígenes de datos,
que incluye todos los tipos aceptados para la combinación. Obviamente también
podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes desplegar el
menú para examinar las distintas posibilidades.
En
él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar.
Lo normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno
no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También
podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar
duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos
clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el
asistente.
En el paso 4 redactamos en el
documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y
añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en
la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a
continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos
insertar.
Podemos insertar un Bloque de
direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la
utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos...
aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de
la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic
en Siguiente para seguir con el asistente.
En el paso 5 examinamos las cartas tal como
se escribirán con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >>
para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar
un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o
Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la
bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir.
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para
enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del
asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la
pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los
botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.
*Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.
*Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludo tal como vimos con el asistente.
*Permite insertar en la posición del cursor un campo
del origen de datos.
*Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.
Insertar campos de combinación
Para incluir un campo
de combinación, hacer clic en el icono de la pestaña Correspondencia
y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación
con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a
insertar y hacemos clic en el botón Insertar.
Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el
documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será
sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.
Aquí tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.
Ver datos combinados
Si
queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el
botón. Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los
campos o bien con los datos.
La imagen muestra el
documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos. Una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono, los campos del origen de datos aparecerán resaltados.
Desplazarse por los registros
El
origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios). Al
combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Los
siguientes botones permiten desplazarse por las filas del
origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los
esperados.
Primer
registro del origen.
- Registro anterior.
Este
cuadro permite saber qué registro se está
visualizando, y también permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el número de registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos
ese 1 por un 4, se
visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.
- Registro siguiente.
- Último registro.
Buscar un registro
Cuando el origen de
datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro
concreto
pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en
estos casos se utiliza el botón
Permite
ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo
tiene que buscar.
Al hacer clic en el
botón aparece
el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos en la
imagen.
aparece
el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos en la
imagen.
En
Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.
En
Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en
el que tiene que buscar el valor.
Hacer
clic en el botón Buscar siguiente. Si no encuentra
ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un
mensaje.
La
búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese
momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de
datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si
queremos que siga buscando desde el principio del origen.
Si
encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y
aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con
las mismas características.
Destinatarios de combinar
correspondencia
Aunque tengamos los datos en un archivo externo Word es
capaz de enlazar con ellos, no sólo para mostrarlos en el documento, sino
también para manipularlos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia
donde encontraremos opciones interesantes, como ordenar o filtrar los datos que
se van a utilizar.
En
este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios que se
combinarán con el documento principal. Cada fila corresponde a un destinatario
y por cada destinatario se generará un documento (carta, mensaje de correo
electrónico, etiqueta, etc.)
La
segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve
para indicar qué destinatarios queremos utilizar, normalmente estarán todas las
casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento
combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. La
casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a la
vez.
Si
queremos modificar el valor de algún dato
almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y
pulsamos Edición.
Se abrirá este cuadro
de diálogo:
Desde
aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.
También podremos posicionarnos en un valor en concreto utilizando el botón Buscando.
Si
queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos
los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te explicamos en el siguiente
apartado.
Filtrar destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que sólo se
utilicen los registros que tengan un determinado valor en un campo de
combinación. Por ejemplo podríamos decidir utilizar únicamente los clientes de
Alicante. En la pestaña Correspondencia hacemos clic en .
En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia pulsamos en
el encabezado del campo correspondiente, en este caso Población, y se
desplegará una lista con varias opciones:
(Todos) se seleccionan todos los valores de población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los
distintos valores que aparecen en el campo, en este caso las poblaciones
Valencia y Alicante. Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del
origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los
demás no se combinarán.
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios
que no tienen población.
(Sin espacios) se seleccionan
todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.
(Avanzado...) abre el cuadro de
diálogo Filtrar y ordenar. Este cuadro también se puede abrir haciendo clic en
Filtrar... en la ventana de destinatarios que se inicia al pulsar. La ventana
es como la que se aprecia en la siguiente imagen:
En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la
condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos
que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. Cada línea es una
condición.
Lo único que debemos hacer es seleccionar un campo
de la lista, el tipo de comparación a realizar de entre las disponibles e
introducir manualmente el valor a comparar (Comparar con).
En algunos casos no será necesario especificar un
valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe si el valor está o no
vacío. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin dirección,
seleccionaremos Campo: dirección y Comparación: No está vacío. Veremos que
Comparado con: sale deshabilitado y por tanto no podemos escribir nada. Por
supuesto, no tendría sentido hacerlo, porque no vamos a compararlo con nada.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro
anterior se leería: población es igual a Valencia, de esta forma sólo
aparecerían combinados los clientes de Valencia.
Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por
el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre
igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que
tuviesen algo en el campo dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el
botón Borrar todo.
Una vez formulada la condición salimos haciendo
clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los
registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se muestra
negra, sino
azulada.
Ordenar
destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algún
campo, por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos
para que luego sea más fácil entregarlas a los empleados, hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se
ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna
los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.
También podemos ordenar por varios campos. Por
ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma
provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este
caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de
diálogo Filtrar y ordenar. Recuerda que accedemos a ella haciendo clic en el
botón Editar lista de destinatarios y desde ahí ya podemos seleccionar Ordenar.
Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el
campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenación
ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).
Para ordenar por más campos rellenar Luego por.
En el ejemplo de la imagen saldrían las cartas
ordenadas por población y dentro de una misma población por código postal.
Una vez formulada la condición salimos haciendo
clic en Aceptar.
Asignar campos
Ya
hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones,
una línea de saludo, etc. Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos
estándares para referirse al nombre del destinatario, su dirección, población,
etc. Estos nombres no tienen por qué coincidir con los nombres que tiene
nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me permite decirle a Word
cómo se llama el campo estándar en nuestro origen de datos para que Word pueda
luego realizar la asociación necesaria.
El icono 
abre el cuadro de diálogo Asignar
campos donde definimos estas asociaciones. Este cuadro de diálogo
también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos.
abre el cuadro de diálogo Asignar
campos donde definimos estas asociaciones. Este cuadro de diálogo
también se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botón Asignar campos.
En
este cuadro tenemos a la izquierda la lista de
todos los campos estándares que utilizar Word en
combinar correspondencia y a la derecha indicamos
el nombre del campo del origen de datos con el que
se corresponde.
Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el
resultado de la combinación.
Al hacer clic en él
aparece el cuadro de diálogo siguiente.
Podemos
imprimir Todos los registros combinados (todos los
destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro
actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de
registros (Desde: ... Hasta: ...).
En
Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica
desde el primero.
En
Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica
hasta el último.
Por
ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5);
a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres
primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al
pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.
Combinar en correo electrónico
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado
de la combinación en un correo electrónico. Con la
creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que
esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.
Al
hacer clic en ella aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este, además
de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros
del mensaje a enviar.
En
Para: seleccionamos de la lista despegable el campo
que contiene la dirección de e-mail del destinatario.
En
Asunto: escribimos el texto que figurará en el
asunto del mensaje.
En
Formato de correo: seleccionamos de la lista
despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto
sin formato, HTML o Datos
adjuntos.
Para
poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de
correo electrónico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft
Outlook 2010, ya que se iniciará para poder realizar el envío de
correos.
Sobres y etiquetas
A lo largo del tema hemos visto cómo utilizar el
asistente de combinación de correspondencia para enlazar unos datos ya
existentes con Word y enviar cartas personalizadas. Pero ésta no es la única
opción. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial, necesitaremos
también imprimir datos en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres
o paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creación
masiva.
Tenemos dos opciones:
- Utilizar
la opción de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de
datos o crear un conjunto de registros de forma manual, etc. tal y como
hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas.
- O
bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de
correo electrónico de Microsoft Office.
-La primera opción sigue un
proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar
combinación de correspondencia en la pestaña Correspondencia. Es ahí donde
seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. También podríamos
seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel
lateral.
En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo
que permite su configuración.
Los sobres disponen de opciones para modificar
el tamaño del sobre, la fuente y la posición del texto, en la pestaña Opciones
de sobre. Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del
resultado. Además, podremos indicar la orientación del sobre en la bandeja de
entrada, desde la pestaña Opciones de impresión.
- En
el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas
vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca
del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior,
seleccionar de qué tipo en concreto se trata. El listado es bastante
completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabrá sus
proporciones y será capaz de imprimir el texto perfectamente ajustado a
ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una
Nueva etiqueta con el botón y establecer sus propiedades.
Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los límites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista, pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresión.
Tanto en el caso de los sobres
como en el de las etiquetas, lo único que restaría hacer es Seleccionar
destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato
si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.
*Para crear un único sobre o
etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos
de Outlook, lo más sencillo es situarnos en la pestaña Correspondencia >
grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de
diálogo, la diferencia es que nos sitúan en distintas pestañas de él.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un
pequeño botón en forma de agenda que permite importar los contactos de Outlook.
Además, vemos información como la orientación del papel en la bandeja de la
impresora, y una vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas
opciones de impresión desde el botón Opciones. Cuando esté todo listo, lo único
que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opción interesante puede ser
la de Agregar franqueo electrónico. Para poder utilizarla es necesario
descargar un programa de franqueo electrónico, aunque sólo está disponible en
determinados países. Infórmate en tu oficina de correos más cercana de si es
posible realizar tal operación.
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